Estamos na segunda década do século 21 e sua empresa ainda utiliza planilhas eletrônicas para construir o orçamento? Então, está na hora de rever os processos.
É fato que as planilhas são uma boa ferramenta no início das organizações e ajudam os empresários a visualizar o orçamento, mas ao longo do tempo elas se tornam burocráticas e suscetíveis a falhas – o que pode comprometer o planejamento.
As cinco vantagens que apresentamos neste post vão mostrar porque este é o momento de abandonar as planilhas e renovar o gerenciamento do seu orçamento.
Confira:
1 – Automatizar a integração com o sistema de gestão
Durante a preparação do orçamento é comum extrair informações do sistema de gestão empresarial (ERP). Neste sentido, um software de orçamento integrado ao ERP pode automaticamente trazer todas as informações necessárias automaticamente, reduzindo significativamente o tempo de compilação dos dados, levantando ainda os valores históricos constantes no ERP.
Para saber se este é o caso da sua empresa, vale mapear o tempo empregado pelos envolvidos nesse processo e avaliar a proporção custo-benefício de uma solução que automatiza esse processo.
2 – Reduzir a vulnerabilidade dos dados
Em um orçamento construído em planilhas independentes, é comum que este tipo de arquivo tenha diversas abas com os dados gravados em cada célula, além de fórmulas e referências específicas que, no transporte das informações, podem perder os vínculos. Além disso, quando mais de um usuário acessa as planilhas cria-se uma margem de falha humana, como erros de digitação, por exemplo.
Uma dica para avaliar se é o momento de substituir as planilhas é refletir se já houve algum tipo de erro ao longo dos anos e qual foi o impacto. Outra maneira é tentar medir o grau de confiabilidade dos decisores da empresa em relação aos dados apresentados para decidir sobre os novos investimentos e/ou cortes de gastos.
3 – Controlar a liberação de acessos
Uma das primeiras etapas da construção de um orçamento é o preenchimento das planilhas pelos gestores de cada setor. Eles fazem isso sob a orientação do departamento responsável pelo orçamento, porém, podem haver inconsistências – basta que um dado seja copiado com um dígito errado ou que uma planilha não corrigida seja encaminhada. Apesar de trabalhoso, este processo envolve todos os setores na criação do orçamento – o que pode ser feito de forma muito mais prática com um sistema que hierarquize os acessos.
Um bom sistema de orçamento pode permitir um número de usuários ilimitado com políticas de hierarquias de acessos e digitação. O mesmo sistema pode consolidar os dados automaticamente sem a necessidade de juntar as informações. Para começar, a experiência mostra que a partir de três usuários-chave e três gestores o sistema passa a ser um aliado melhor do que as planilhas.
4 – Simular diversos cenários
Com o orçamento em mãos, é comum que as empresas simulem diversos cenários para analisar os impactos de diferentes decisões. Caso o orçamento esteja baseado principalmente em planilhas, será necessário duplicar os arquivos – o que pode causar inconsistências nos dados e levar dias para ser concluído.
Um sistema ágil de planejamento orçamentário irá permitir a duplicação de um cenário em questão de minutos, alterações de forma rápida e ainda a comparação automatizada entre cenários.
5 – Acompanhamento certeiro
Com o orçamento aprovado e o ano correndo, é necessário acompanhar se as atividades de cada setor cumprem o planejado mês a mês. Neste processo, os dados realizados e trabalhados são distribuídos para as áreas de decisão e para os gestores envolvidos para que possam enxergar as diferenças e implementar ações necessárias para manter ou mudar resultados, de acordo com os planos da empresa.
Outra funcionalidade para acompanhamento de um bom sistema é oferecer, por exemplo, uma coluna com o orçado total para aquele mês, uma coluna com o realizado parcial acumulado até o dia anterior e uma coluna com o previsto, e entender como essas ferramentas vão melhorar a produtividade e os resultados, Uma pergunta é: se os responsáveis têm uma ferramenta capaz de entregar as informações diariamente, a empresa irá permitir justificativas ou apenas solicitações?
Gabriel Barbieri
Diretor de negócios na Handit Sistema.
