Existem vários tipos de orçamentos e é preciso descobrir qual é o que atende as necessidades de cada empresa. Uma metodologia que é tendência atualmente é o Orçamento Descentralizado, também chamado de Participativo ou Colaborativo. Este método segue a premissa de que os gestores de cada setor sabem quais são as suas necessidades e custos. Todos os departamentos são participantes ativos no processo de planejamento, que termina por alinhar todo o negócio em torno de metas e objetivos estratégicos. As responsabilidades são descentralizadas.
O orçamento é ajustado de acordo com as necessidades de cada área. E para que funcione, é preciso que os responsáveis pelos centros de custos façam a análise dos objetivos do negócio, os custos envolvidos, as despesas fixas etc.
Com todas as partes interessadas engajadas no processo e compreendendo o objetivo final, a organização tem maior probabilidade de atingir metas realistas. As informações financeiras não ficam isoladas e todos têm total visibilidade, o que proporciona mais confiança no processo de planejamento.
Este tipo de orçamento cria uma cultura de trabalho em equipe, em que todos querem vencer juntos. Todo o negócio está alinhado em torno da estratégia corporativa e de atingir metas. Além disso, esta colaboração de departamentos ajuda a ter previsões mais confiáveis e uma melhor execução do trabalho.
Existem mais vantagens que desvantagens na adoção de um orçamento descentralizado. O principal ponto positivo é o maior engajamento entre funcionários para que o orçamento não estoure e as finanças da empresa se tornam melhor estruturadas.
As desvantagens estão relacionadas à maturidade da empresa, visto que é preciso que todos se envolvam no processo e existe um grau de responsabilidade. Também é um desafio trabalhar de forma colaborativa se não tiver as ferramentas necessárias disponíveis. Entre essas ferramentas estão um software adequado para gestão financeira, como os desenvolvidos pela Handit.
Como as ferramentas potencializam a gestão do orçamento
Apostar nas ferramentas certas ajuda no processo de desenvolver um orçamento descentralizado. Um exemplo é o caso da Rede Cooper, a maior cooperativa de consumo do Sul do país. A empresa adotou o sistema Handit e obteve vários ganhos. Após a implantação, a Rede Cooper pôde envolver diversos setores e gestores de suas unidades na elaboração do orçamento e no acompanhamento do resultado.
“A implantação do Handit trouxe um grande ganho para a Rede Cooper, que inicia com a descentralização do orçamento, envolvendo diversas áreas da Cooperativa, para a construção orçamentária. Como a plataforma pôde ser integrada com nosso ERP é atualizada diariamente, nos proporcionou um melhor acompanhamento do ‘Orçado X Realizado’ e com apenas um clique o usuário consegue abrir detalhadamente todas as contas, o que antes era enviado pela Controladoria em arquivos de Excel com uma menor periodicidade. A equipe da Handit conseguiu levar para dentro da ferramenta nossas particularidades e superou nossas expectativas”, explica a Analista Contábil da Rede Cooper Kelly Jaqueline Meyer.
Outro exemplo é o da TranspoTech, que oferece soluções completas aos seus clientes com venda de máquinas novas e usadas, locação de empilhadeiras, assistência técnica treinada em empilhadeiras Linde e Still e atendimento em empilhadeiras multimarcas, além de um departamento de peças com amplo estoque. Atualmente, a TranspoTech possui quatro lojas no Sul do país – Blumenau (SC), Joinville (SC), Curitiba (PR) e Nova Santa Rita (RS). A empresa investiu no sistema de gestão financeira Handit, o que possibilitou que todas as unidades tivessem acesso aos números e pudessem acompanhar as movimentações em tempo real.
“Com a implantação da solução para planejamento orçamentário Handit, conseguimos envolver todas as áreas no processo orçamentário do grupo, aumentando a eficiência e a assertividade na projeção dos cenários, além de ajudar a aprimorar a cultura no time de decisão”, explica o Superintendente da TranspoTech, Elton Lazari.
Gabriel Barbieri
Diretor de negócios na Handit Sistema.
