Motivos de por que adotar um modelo de orçamento flexível para sua empresa, e como ele pode ajudar a sua empresa durante tempos de crises. Veja benefícios, pontos de atenção e dicas para adotar a metodologia.
Uma das engrenagens que faz uma empresa girar de forma eficiente é o orçamento. Parte central do planejamento empresarial, o orçamento é um dos pontos mais sensíveis, pois precisa estar de acordo com a realidade para projetar o futuro.
Porém, quando o orçamento é “engessado” demais e permite pouca – ou nenhuma – revisão, pode acabar se tornando um problema. É neste ponto que o conceito de orçamento flexível começa a fazer sentido.
Por que ter um orçamento flexível
Ter um orçamento flexível é importante para as empresas porque permite ajustar as despesas e receitas de acordo com as mudanças nas condições do mercado e nas demandas dos clientes.
Isso ajuda as empresas a responder rapidamente às mudanças no ambiente de negócios e a aproveitar oportunidades emergentes. Além disso, um orçamento flexível permite que as empresas gerenciem melhor o fluxo de caixa e mantenham um equilíbrio saudável entre os investimentos e as despesas.
Porém, talvez o ponto mais importante do orçamento flexível seja a sustentabilidade financeira. Empresas com flexibilidade no orçamento geralmente têm mais chances de sobreviver a períodos de crise econômica e manter seus negócios.
Durante uma crise, as condições do mercado podem mudar rapidamente, afetando a demanda do consumidor, os preços e as fontes de financiamento. Nesse cenário, as empresas com um orçamento flexível podem ajustar seus gastos rapidamente para se adaptar a essas mudanças e manter o fluxo de caixa saudável.
Orçamento Flexível em tempos de Crise
No período mais intenso da pandemia de Covid-19, por exemplo, vimos empresas que simularam empregar um valor maior de caixa para comprar e estocar mais matérias-primas, pois havia o risco de falta entre os fornecedores.
Essa manobra pode ser bastante arriscada caso a empresa não tenha um bom orçamento, pois se faltar caixa a empresa terá que recorrer a empréstimos e pagará juros por isso – e o orçamento flexível ajuda a visualizar isso da melhor forma.
No geral, a flexibilidade no orçamento pode ajudar as empresas a sobreviver a períodos de crise econômica, manter seus negócios e emergir mais fortes quando as condições do mercado melhorarem.
Outra vantagem do orçamento flexível é a capacidade de incentivar a inovação. Como os orçamentos são revisados regularmente, as empresas podem experimentar novas ideias e projetos sem medo de arriscar grandes quantidades de dinheiro. Isso permite que as empresas testem novas estratégias e impulsiona o crescimento, mantendo a empresa relevante em um mercado em constante mudança.
Flexibilidade em adotar este modelo de orçamento
Mas um orçamento flexível é para toda empresa? Sim. Toda empresa pode flexibilizar seus orçamentos, independentemente do tamanho ou setor em que atua. Começar a implementar a flexibilidade no orçamento é um processo gradual, e algumas dicas ajudam a colocar a ideia em prática:
- Analisar os gastos atuais: o primeiro passo é entender onde a empresa está gastando dinheiro e identificar áreas onde podem ser feitos cortes de custos sem prejudicar a qualidade do produto ou serviço;
- Estabelecer metas claras: é importante estabelecer metas claras para o orçamento e monitorá-las regularmente para garantir que a empresa esteja no caminho certo;
- Criar diferentes cenários orçamentários: é possível simular diferentes cenários orçamentários para considerar resultados variados e riscos potenciais, como um cenário de crescimento acelerado ou de crise financeira.
- Usar tecnologia de gestão financeira: sistemas especializados permitem o monitoramento das finanças em tempo real e auxiliam nas tomadas de decisão com base em dados sempre atualizados.
- Envolvimento dos membros da equipe: é essencial envolver todas as partes interessadas no processo de planejamento e revisão do orçamento para garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com as metas.
Quanto mais cultura a empresa cria, mais pessoas devem ser responsáveis pelo orçamento, assim o processo de decisão pode acontecer em diversos níveis hierárquicos e melhorar o gerenciamento dos recursos, estabelecendo uma cultura orçamentária.
- Acompanhar as mudanças do mercado: um orçamento flexível consegue seguir as tendências e mudanças do mercado e das demandas dos clientes e ajustar as despesas e receitas de acordo com as necessidades.
Rolling Forecast
A flexibilidade permite, ainda, a execução de revisões orçamentárias – os chamados forecasts -, que tem como objetivo reavaliar as projeções da empresa diante da própria atuação e das condições de mercado, visando estimar o resultado econômico e financeiro mais provável para o encerramento do período orçamentário.
A periodicidade destas revisões está diretamente vinculada ao amadurecimento da gestão orçamentária dentro da organização, e pode ser mensal, bimestral, trimestral ou semestral.
As empresas também podem se utilizar do orçamento contínuo – o rolling forecast -, no qual a projeção vai além do período orçamentário da organização, que em suma, vai de janeiro a dezembro, mas podem variar: algumas empresas projetam 15 meses, 18 meses ou até dois anos.
Como já comentamos, vai depender do amadurecimento da cultura de orçamento e gestão orçamentária da organização. Assim, a cada mês que realizado é acrescido um novo mês ao orçamento (por isso ele é contínuo). A composição deste novo mês também varia de empresa para empresa, pois pode ser uma simples replicação do último mês orçado ou uma média de alguns meses orçamentários.
Adote o modelo de orçamento flexível a sua empresa
Em resumo, qualquer empresa pode flexibilizar seu orçamento e a implementação de práticas como análise de gastos, estabelecimento de metas claras, criação de cenários orçamentários, uso de tecnologia de gestão financeira, envolvimento dos membros da equipe e monitoramento das mudanças do mercado pode ajudar a empresa a se adaptar às mudanças e a manter uma posição financeira saudável, mesmo em períodos de crise.
Como o orçamento flexível ajuda em tempos de crise?
Permite adaptar gastos rapidamente, evitar falta de caixa e simular cenários críticos. Durante a pandemia, empresas com orçamentos flexíveis conseguiram ajustar estoques e investimentos sem comprometer o fluxo de caixa.
Quais são os passos para adotar um orçamento flexível?
- Analisar gastos atuais.
- Estabelecer metas claras e monitoráveis.
- Criar cenários orçamentários variados (crescimento, crise etc.).
- Usar tecnologia de gestão financeira para monitorar dados em tempo real.
- Envolver toda a equipe no processo de planejamento e revisão.
- Acompanhar mudanças de mercado e ajustar continuamente o orçamento.
Qual o papel da tecnologia nesse modelo?
Sistemas especializados (como plataformas EPM) permitem monitoramento em tempo real, integração de dados e agilidade nas revisões, essenciais para manter a flexibilidade e precisão das projeções.
Sobre o autor:
Gabriel Barbieri (in)
Co-Founder e Diretor de Negócios da Handit
Gabriel é Co-fundador e diretor de Negócios da Handit, com mais de 15 anos de experiência em tecnologia e nos últimos 10 anos têm trabalhado de perto com CFOs, Controllers e FP&As, ajudando-os a fazer essa transformação digital.
