Orçamento empresarial: quem planeja tem futuro, quem não planeja tem destino

Escolhemos esse título estrategicamente para que você reflita sobre tudo que vamos abordar a seguir. Quem participa da elaboração orçamentária de uma empresa com certeza já ouviu falar em forecast, budget, já falamos aqui no blog, e rolling forecast. Porém, não é incomum surgirem dúvidas sobre seus significados, pelo menos para quem não tem relação direta com a controladoria. Neste texto, vamos explanar de forma mais simplificada como é o processo de elaboração de um orçamento empresarial completo, ou, como também é conhecido: budget.

Orçamento empresarial colaborativo

Inicialmente, vamos nos ater às empresas que já têm uma cultura orçamentária descentralizada, ou seja, várias pessoas participam do processo de elaboração do orçamento. Cada organização tem a sua particularidade e a forma como descentraliza a elaboração orçamentária das peças que compõe o todo. Normalmente encontramos as seguintes características:

 – Vendas (Receita de vendas): compreendida como faturamento, é comum encontrarmos uma “confusão” neste conceito. Existem empresas que orçam as duas figuras. Vendas representam os pedidos feitos pelos clientes, mas que, nem sempre são faturados no mês em que os produtos foram vendidos. Isso ocorre principalmente em empresas que não trabalham com estoques e possuem um ciclo de produção mais longo. Nesses casos, a peça orçamentária pode se dividir em o que iremos vender num mês e o que irá ser faturado.

– Deduções: aqui representadas por impostos incidentes sobre as vendas, tais como IPI, ICMS, PIS, COFINS. Ainda podemos incluir no grupo das deduções as eventuais devoluções, comissões, fretes sobre vendas e seguros, dependendo sempre da característica da empresa. Há aquelas que preferem demonstrar uma receita líquida de impostos, principalmente quando o faturamento abrange a unidade federativa como um todo, onde os Estados têm suas características de ICMS, outros incentivos a clientes, e que também exportam. Nesse sentido fica um pouco mais fácil fazer o acompanhamento.

 – RH: é uma peça que envolve praticamente todos os gestores, pois são eles que, de acordo com o que foi planejado vender/faturar, estipulam a quantidade de pessoas necessárias para atender a demanda planejada. É uma peça orçamentária comumente coordenada pelo departamento de Recursos Humanos. São eles que irão definir o valor anual que será despendido com pessoas contratadas. Este orçamento possui diversos formatos e níveis. Pode ser bastante detalhado, por exemplo, a nível de colaborador. Mas, algumas empresas preferem fazer a nível de cargo, função, centro de custo, entre outros. Incluem, além do valor do salário, os encargos que são cobrados, como FGTS e INSS, além de provisionar as férias e o 13º salário com todos os encargos inclusos.

O que você precisa levar em conta no orçamento empresarial

Custos fixos e variáveis – são todos os custos incorridos no processo de fabricação, sejam eles de forma direta ou indireta. Dependendo da característica da empresa, o item de maior relevância é o consumo de matéria-prima. Depois vem a mão de obra (neste momento já elaborado pelo RH) e a energia elétrica. Para as prestadoras de serviço, o valor que mais representa é o da mão de obra. Já as empresas que apenas revendem os produtos, incluem aqui o custo das mercadorias vendidas.

Despesas e custos fixos – aquelas que não se enquadram nas categorias acima, normalmente orçadas a nível de característica ou por conta contábil, como, por exemplo, despesas de viagem, material de escritório, pequenos investimentos (aqueles que não são imobilizados), entre outros.

Estoques – definidos a partir do volume que se pretende vender/faturar. São projetados para atender a demanda da produção, para que não falte matéria-prima ou materiais auxiliares para a fabricação do que será vendido/faturado. Para as empresas que produzem é uma peça fundamental que deve ter grande assertividade. Há aquelas que, através da ficha técnica do produto e dos prazos médios de fabricação, conseguem determinar quando e quanto de material será necessário para produzir o que será faturado. Isso sem contar, também, estipular a quantidade de horas de produção necessárias para a entrega dos produtos.

Investimentos – peça orçamentária que define o capital que deverá ser investido para garantir a entrega de tudo o que foi previsto vender/faturar. Aqui estamos falando de todos os grupos que compõe o ativo imobilizado da empresa, sejam máquinas, ferramentas, móveis, softwares, computadores, imóveis, entre outros. Essa peça tem seu vínculo associado diretamente ao fluxo de caixa e também vai determinar o valor das depreciações que serão lançadas na demonstração de resultados da empresa.

Financiamentos – as empresas que não pretendem utilizar o próprio capital, ou não possuem, têm nessa peça orçamentária uma visualização de quanto irão precisar dispor para atender o capital de giro necessário para atender a demanda do ano.

Fluxo de caixa – representada pelos grupos de contas a pagar e contas a receber, independentemente da característica de embolso ou desembolso de dinheiro. O reflexo aqui apresentado vem das demais peças orçamentárias, iniciando pelo faturamento, que se tornam recebíveis passando pelas demais peças orçamentárias como deduções, custos, RH, despesas, entre outros. É muito importante que a empresa tenha conhecimento dos prazos de pagamento e recebimento que ela pratica, pois eles irão determinar em qual momento a empresa terá que dispor de dinheiro para cobrir a demanda, seja em forma de capital próprio (dinheiro dos sócios) ou seja de terceiros, como bancos, fundos de investimento entre tantos.

DRE – é o resultado adquirido ao juntar todas as peças acima. Ao final, vai demonstrar o resultado esperado para o período em questão.

Balanço patrimonial – representará as contas do ativo e do passivo, dos quais podemos extrair alguns indicadores importantes utilizados pelas empresas, tais como de liquidez, necessidade de capital de giro, prazo médio de recebimento, de pagamento, grau de imobilização do capital próprio, grau de endividamento, entre muitos outros.

Para a elaboração e controle do budget, muitas organizações ainda utilizam ferramentas como as planilhas eletrônicas.

Aqui no blog também já falamos sobre elas. Caso ainda não tenha conferido, basta clicar aqui. Vale ressaltar a importância que uma plataforma integrada com o sistema de gestão das empresas tem neste momento: facilidade de criar cenários baseados em premissas como a flutuação da moeda, bolsa de valores, mudanças climáticas (para empresas que dependem do clima para ter sucesso nas vendas, a exemplo do setor agropecuário e têxtil), mudanças na política interna e também possíveis greves. Nada melhor do que ter uma ferramenta que facilite esse processo.

A solução desenvolvida pela Handit é completa e flexível para o planejamento orçamentário da sua empresa. No software é possível fazer inúmeras projeções e previsões com base em premissas e variáveis, para uma tomada decisão precisa.

Fred Zibell
Com mais de 30 anos de vivência em controladoria, acumulou sua experiência como gestor de contabilidade e finanças em empresas multinacionais. Contador, possui especialização em Ciências Contábeis pela Fundação Getúlio Vargas, além de sua expertise na área de tecnologia da informação.