Se você ainda consolida os dados financeiros de sua empresa em planilhas de forma manual, você pode colocar em risco a precisão de suas informações, e com isso tomar decisões baseado em dados que não estão atualizados. Veja um passo a passo para eliminar o retrabalho da consolidação de dados por adotar um sistema EPM.
A consolidação de dados é um dos pontos críticos no trabalho de FP&A e controladoria. É nesse momento que as informações de diferentes áreas precisam ser reunidas em um único orçamento confiável e coerente. Uma consolidação de dados mal estruturada gera atrasos, retrabalho e perda de confiança nos números. Já quando bem conduzida, transforma-se em uma etapa estratégica para a tomada de decisão.
Qual o perigo?
Ao juntar todos os dados financeiros em suas planilhas e colocar na famosa planilha “orçamento final v2”, alguns erros humanos são propícios a acontecerem, e isso ocorre principalmente pela falta de conhecimento e soluções mais eficientes para auxiliar nesse serviço. Alguns erros comuns são:
1. Dependência excessiva de planilhas
Ainda muito presentes em médias e grandes empresas, as planilhas acabam trazendo riscos elevados de erro, versões conflitantes e lentidão na consolidação de dados.Uma solução seria migrar para sistemas específicos de planejamento orçamentário que centralizam dados, eliminam duplicidades e reduzem a margem de erro. Claro que é algo visando o médio/longo prazo, mas irá salvar muito tempo para consolidar as informações financeiras de sua empresa.
2. Falta de integração entre áreas
Quando cada área envia dados em formatos diferentes, a controladoria precisa gastar horas conciliando informações. Uma solução simples é padronizar modelos de coleta, como planilhas modelos com todos os campos separado daquilo que a controladoria precisa. Uma outra solução é utilizar plataformas que permitam integração automática com ERP, RH e contabilidade, garantindo a consolidação de dados de forma consistente e segura.
3. Prazos apertados sem governança clara
A pressa em fechar o orçamento, sem papéis e responsabilidades definidos, aumenta a probabilidade de inconsistências, fazer tudo corrido apenas dá margem ao erro. Antes de iniciar o próximo período orçamentário definir um cronograma detalhado e responsabilidades claras para cada área trará um melhor controle e mais facilidade em conciliar tudo mesmo com a alta demanda e o prazo curto.
4. Ausência de revisões intermediárias
Deixar para revisar apenas no fechamento aumenta o risco de desalinhamentos e retrabalho. A possibilidade de alguma informação estiver faltando ou que necessite validar é maior se a revisão for feita apenas na hora do fechamento. Programar checkpoints periódicos de validação entre FP&A, controladoria e gestores, promove a segurança e veracidade nos dados.
5. Falta de visibilidade em tempo real
Uma grande limitação que as planilhas trazem para grandes operações, a visibilidade em tempo real. É por causa disso que sistemas de EPM se tornaram tão vitais para as empresas. Sem dados atualizados, o orçamento fica desatualizado, exigindo mais tempo para atualizar e consolidar novos dados. A adoção de soluções que ofereçam atualização em tempo real e dashboards acessíveis a todos os envolvidos, tornam a consolidação de dados mais ágil e confiável.
Passo a passo para evitar retrabalho na consolidação
- Centralize as informações: use uma plataforma única para reunir todos os dados financeiros e operacionais. Aqui, a adoção de um sistema EPM integrado ao ERP é uma solução robusta. Ele faz a consolidação de dados de forma segura, elimina erros de versão e aumenta a confiabilidade das informações, permitindo que FP&A trabalhe com números atualizados e validados.
- Defina padrões e templates: reduza divergências no envio das informações e garanta uniformidade na consolidação, facilitando a comparação entre áreas.
- Automatize a coleta e consolidação: elimine processos manuais demorados. Com sistemas EPM, dados são extraídos diretamente do ERP de diferentes módulos (financeiro, contábil, RH), reduzindo riscos e liberando tempo para análises.
- Crie um calendário de checkpoints: valide premissas e dados em ciclos curtos, evitando acúmulo de erros e garantindo maior previsibilidade do processo.
- Dê visibilidade às áreas: disponibilize dashboards para que cada gestor acompanhe o andamento e possa agir proativamente. A integração entre EPM e ERP permite que os gestores visualizem indicadores em tempo real, fortalecendo governança e a consolidação contínua de dados.
Vimos pontos muito importantes, pontos que devemos sempre levar com atenção. Por isso da importância de um sistema de EPM para médias e grandes empresas que ainda usam planilhas eletrônicas.
Por que adotar um sistema EPM
Nossos clientes conseguiram salvar em torno de 90% do tempo utilizado em consolidar dados. Esse tempo passou a ser utilizado para projeções futuras e análise de dados estendidos, vendo possibilidade de crescimento para o ano. Alguns de nossos clientes como o Grupo Massa, relata que: antes da adoção de sistema, a empresa trabalhava com inúmeras planilhas, o que atrasa a consolidação de dados e comprometia a confiabilidade de dados, “A solução mudou nossa forma de operar e nos proporcionou ganhos significativos de eficiência e controle” disse o Time de controladoria do Grupo Massa.
Você pode ler mais sobre nossos cases de sucesso no nosso site.
Conclusão
A consolidação orçamentária não precisa ser um gargalo. Com boas práticas e apoio da tecnologia, FP&A e controladoria conseguem reduzir drasticamente o retrabalho e aumentar a confiabilidade dos números. O resultado é um processo mais ágil, colaborativo e estratégico para toda a empresa. A chave está em tratar a consolidação de dados como parte central da governança financeira.
Se você deseja ter um sistema EPM que integre diretamente ao seu ERP, trazendo dados de forma segura, confiável e com possibilidade de colaboração entre setores no orçamento, considere o Handit Planning como opção para apoiar sua consolidação orçamentária.
Quais os perigos de consolidar dados financeiros manualmente em planilhas?
Erros humanos, atrasos, retrabalho e perda de confiança nos números.
Quais são os erros mais comuns nesse processo?
Dependência excessiva de planilhas, Falta de integração entre áreas, Prazos apertados sem governança clara, Ausência de revisões intermediárias e Falta de visibilidade em tempo real.
O que é um sistema EPM e como ele ajuda?
É um sistema específico de planejamento orçamentário que centraliza dados, elimina duplicidades, automatiza consolidação, oferece dashboards em tempo real e integra-se ao ERP.
Sobre o autor:
Gabriel Barbieri (in)
Co-Founder e Diretor de Negócios da Handit
Gabriel é Co-fundador e diretor de Negócios da Handit, com mais de 15 anos de experiência em tecnologia e nos últimos 10 anos têm trabalhado de perto com CFOs, Controllers e FP&As, ajudando-os a fazer essa transformação digital.
