O início de mais um mês está chegando e com ele o período de fechamento contábil das empresas, consequentemente a emissão do balanço e a apuração dos resultados. A elaboração destes relatórios é extremamente importante e necessária e acaba sendo um processo complexo e de muitos detalhes, tornando algo desgastante para os responsáveis pelos setores envolvidos. Ninguém consegue conversar e nem ao menos respirar tranquilo até a segunda semana do mês. Você se identificou? Pensando nisso, convidei meu colega Fred Zibell, especialista em controladoria para abordarmos o assunto. Então recomendamos que continue a leitura, pois neste artigo vamos mostrar como a gestão adequada dos lançamentos no dia a dia pode otimizar seu tempo e trazer praticidade. Além disso, garantir a confiabilidade do relatório final e acima de tudo, investir seus esforços na análise do resultado. Confira:
Gestão do tempo
Todo o dia é dia de fechamento contábil. Verificar todas as notas faturadas, os títulos pagos, as notas fiscais de entrada, conferir o que é despesa, o que é custo, fechar o estoque…são inúmeros processos que demandam tempo da equipe. Fazer uma pré-contabilização pode otimizar esse fechamento, pois acompanhando diariamente a movimentação é possível evitar falhas em lançamentos que futuramente irão exigir retrabalho. E, mais do que isso, a gestão compartilhada e descentralizada do fechamento contábil permite que todos os gestores envolvidos possam ajustar possíveis inconsistências em suas contas e centros de custos em tempo real. Por isso, a importância do gerenciamento diário, para que de forma parcial todos possam fazer reportes à controladoria ou para a contabilidade. Quanto menos trabalho tiver no processo final de fechamento, mais rápido os resultados chegarão para análise da diretoria.
Resultado confiável
Otimizar o tempo é muito importante, mas ter segurança nos resultados é essencial. E novamente destacamos a importância de conferir tudo periodicamente. As empresas que trabalham com uma gestão orçamentária descentralizada, cobram dos seus gestores a confiabilidade dos números. Com isso, cada gestor, seja de conta, ou de centro de custos, deverá com frequência confrontar o orçado com o realizado para evitar perdas financeiras. Por exemplo: o orçamento mensal de um gerente administrativo é de R$200 mil, mas analisando o realizado somente no fim do mês ele identificou um excedente de R$40 mil no seu centro de custo, ou seja, impactou financeiramente nos resultados da empresa, ainda com possibilidade de ter comprometido outro investimento estratégico que teve que ser adiado. Já com uma política de acompanhamento diário, estas distorções podem ser descobertas e corrigidas antes do prazo, evitando perda de tempo no fechamento mensal e principalmente no caso do gestor administrativo, um estouro de orçamento que poderia ter sido revertido. Em tempo real, fica mais fácil aplicar as correções sem depender da lembrança e nem do que foi acordado no momento de qualquer lançamento.
Integração entre os setores
Empurra-empurra de centro de custos, já ouviu falar? Aquela discussão de lançamentos errados por descuido ou falta de processos definidos. Essa é uma situação bastante comum nas empresas, que se não for solucionada com antecedência pode comprometer o balanço final e gerar o retrabalho que comentamos anteriormente. Uma forma de prevenir casos como esse é utilizar a tecnologia de forma unificada. Uma ferramenta especialista garante a cada responsável acesso aos dados em tempo real, aliviando a controladoria no momento que mais precisa, além de minimizar riscos de erros em lançamentos que impactam e atrasam o processo de fechamento. A plataforma da Handit permite aos gestores antecipar ações, solicitar as alterações durante o fluxo, pois ela garante a integração com planilhas e sistemas especialistas, como um ERP.
Juarez Santos Moyses
Com 40 anos de experiência no mercado de tecnologia da Informação é idealizador do Handit Planning, Conselheiro e Acionista de empresas como a Senior Sistemas S/A. Com especialização em finanças, controladoria e auditoria pela Fundação Getúlio Vargas.
Fred Zibell
Com mais de 30 anos de vivência em controladoria, acumulou sua experiência como gestor de contabilidade e finanças em empresas multinacionais. Contador, possui especialização em Ciências Contábeis pela Fundação Getúlio Vargas, além de sua expertise na área de tecnologia da informação.
