Vira e mexe surge uma confusão quando o assunto é budget e forecast. Então, antes de tudo, o forecast nada mais é do que a revisão do orçamento (que é o budget). O budget e forecast é um dos métodos mais populares de orçamento empresarial.
O forecast é utilizado para representar o resultado no momento em que a empresa está. Tem em sua essência garantir que o orçamento inicial seja cumprido, conforme foram definidas as metas. Também é importantíssimo para manter os históricos do orçamento, assim será possível realizar comparações e no próximo budget aumentar seu nível de acerto.
O orçamento ou budget traz todas as estimativas da empresa, sejam de vendas ou de despesas e geralmente é realizado anualmente. Por ser estático, utilizamos figura do forecast, para adequá-lo à nova realidade da empresa.
As empresas elaboram o forecast normalmente num período de três meses, mas não é uma regra, porque você pode acompanhar mês a mês e ser uma ótima opção para ajustes, tudo vai depender das demandas que seu negócio exige.
Devida a apresentação sobre o tema, vamos pensar na prática como funciona:
Pressupondo que estamos no início do mês de março do ano de 2018. Neste mês, já temos uma boa visão do que vai acontecer no mês de março, isso porque agrupamos o real de janeiro e fevereiro e projetamos o mês, para então termos a figura do primeiro trimestre de 2018.
Para comparar com o orçamento, se ele foi projetado a valores anuais (não mês a mês), dividimos o total por 12 e multiplicamos por 3. Caso preferir, pode dividir por 4, que representa os quatro trimestres do ano. Assim teremos, neste momento, a comparação entre os valores do primeiro trimestre orçamentário com o real (janeiro e fevereiro) e a projeção de março.
Então, já teremos dois meses reais, mês de março projetado com informações relevantes do mês e projeção dos próximos nove meses que estão por vir. Fazendo as avaliações dos eventuais desvios, podemos fazer uma nova projeção do orçamento.
Normalmente, no primeiro trimestre ainda não se tem um visão tão clara para os meses subsequentes, mas já são mais realistas das que temos no momento da elaboração do orçamento.
Por que é importante o forecast?
Ninguém quer ouvir a expressão estourar o orçamento, não é mesmo? O forecast possibilita acompanhar as mudanças e fazer as correções durante o percurso, afinal objetivo é o equilíbrio do orçamento para que o dinheiro não seja problema e sim a solução, como diz o ditado.
Se durante o percurso os ajustes são realizados, você consegue prever receitas, traçar as expectativas e projetar cenários com mais segurança.
Na área de vendas, por exemplo, pode auxiliar para traçar o perfil do seu cliente, com que frequência ele compra e com isso analisar a sazonalidade, trabalhando melhor seu forecast.
Para as empresas que tem cultura orçamentária descentralizada, é uma ferramenta muito importante para a tomada de decisões. Isso, principalmente quando estamos chegando ao mês de junho, pois neste momento teremos no mínimo cinco meses do orçamento realizado. Cabem então, análises e avaliações muito mais refinadas em cada peça orçamentária.
Vale destacar que, é muito importante envolver no forecast todos os que participaram da elaboração do orçamento, trazer para equipe números e discussões, pois cada envolvido tem informações relevantes das premissas que foram utilizadas no momento da construção orçamentária.
O que a tecnologia pode oferecer para o forecast
Bem que todo mundo gostaria de prever o futuro, mas ter uma boa projeção, baseada em premissas confiáveis, torna o poder de decisão cada vez mais concreto. Ter um software de gestão que automatiza todos esses processos, apontando os mais diversos cenários é primordial para um forecast de sucesso.
A Handit é especialista em projeções, porque desenvolveu uma solução que pensa no futuro e suas diversas possibilidades. Quer saber mais? Fale com a gente.
Fred Zibell
Com mais de 30 anos de vivência em controladoria, acumulou sua experiência como gestor de contabilidade e finanças em empresas multinacionais. Contador, possui especialização em Ciências Contábeis pela Fundação Getúlio Vargas, além de sua expertise na área de tecnologia da informação.
