Quando o assunto é orçamento empresarial, ninguém pode se cansar de discutir sobre o assunto. Cada empresa tem seu formato, mas podem concordar em um ponto: controlar de maneira efetiva o capital da sua empresa. Por isso, convidamos o especialista, Daniel Solano Hostert para abordar esse tema que talvez não seja tão comum, como deveria, nas organizações. Confira o passo a passo para um orçamento empresarial eficaz
Passo a passo do orçamento empresarial
O orçamento empresarial é uma ferramenta de gestão que permite visualizar possibilidades, tendências e cenários futuros. Aumenta o grau de previsibilidade e permite antecipar as ações. Permite uma melhoria do entendimento e sinergia entre as diversas áreas e os processos. Melhoria dos controles e importante meio para melhoria dos resultados. Equivale, numa comparação com a aviação, a deixar de voar às cegas e passar a dispor de instrumentos de navegação, que permitirão enxergar além e melhor.
Importância do orçamento
No processo do planejamento orçamentário, os próprios profissionais responsáveis pela execução do plano anual ou até trienal, estudam as tendências macroeconômicas e de mercado, projetam os volumes e preços de vendas e todos os recursos, bem como, a estrutura necessária para dar suporte a esta demanda, seja em investimentos, estoques, caixa, pessoas, produtos, entre outros.
Este processo permite a definição de volumes a serem movimentados, proporcionando a melhor negociação com fornecedores e parceiros. Além disso, fixa os custos e despesas, permitindo um melhor controle e redução.
O objetivo final é otimizar e antecipar os resultados, permitindo a fixação de metas e melhoria constante da performance. Sendo bem feito, provoca uma efetiva redução nos gastos, servindo de importante mecanismo de aumento dos resultados, podendo servir para fixar as metas setoriais e compor as bases para um eventual programa de participação nos lucros entre todos os colaboradores, transformando-se num importante ciclo virtuoso de melhoria nos resultados e promoção de bem-estar.
Estrutura
Todos os dados projetados são direcionados para a demonstração de resultados, portanto seguirá o mesmo padrão. Aqui você vai encontrar as etapas que comporão estrutura do orçamento, em geral, são:
- Start do processo
- Diretrizes e premissas macroeconômicas
- Plano de vendas
- Plano do PCP
- Orçamento dos gastos
- Processo de custeio
- Fechamento dos Resultados (primeira versão)
- Revisão do plano (ajustes necessários)
- Fechamento dos resultados (versão final)
- Balanço Patrimonial
- Fluxo (necessidade) de caixa
Start do processo
O planejamento orçamentário, normalmente coordenado pela área de Controladoria, tem início com a divulgação, com boa antecedência, para toda a equipe a ser envolvida, para que reservem em suas agendas, de que será feito um plano orçamentário. É essencial, também informar a compreensão do relativo grau de profundidade e detalhamento do plano, data de início e de término, destacando o grau de prioridade do processo e a necessidade de engajamento e cumprimento dos prazos por parte de todos.
É importante que fase tenha um tempo concentrado, mas suficiente para elaboração de forma que não se desperdice tempo, mas também garanta a qualidade dos trabalhos. Lembrando que haverá tempo para uma revisão ao final.
Na data determinada, na reunião de abertura do processo, deverá ser apresentado um cronograma com as etapas, a nomeação dos envolvidos, prazos e responsabilidades.
Também deverão ser explicados os procedimentos a serem adotados em cada etapa e apresentados os templates de todas as planilhas a serem utilizadas, se em Excel, ou feito um treinamento específico, adquirido do sistema próprio para orçamentos.
A área coordenadora deverá deixar seus contatos para dúvidas e apoio a serem acionados sempre que necessário.
Diretrizes e premissas macroeconômicas
Nesta fase são definidas com a diretoria as taxas a serem utilizadas para dólar, inflação, dissídio. Outra definição importante é em relação às taxas de crescimento de mercado, estado, região, linhas de produtos, entre outros.
Os investimentos que serão feitos e em que datas estarão disponíveis, que envolvam aumento das capacidades produtivas e outros investimentos para compor a necessidade de caixa. Também devem ser definidas as diretrizes que os coordenadores julgarem pertinentes, conforme o planejamento desenvolvido.
Pode ser definido que serão feitas versões do plano, conforme cenários traçados e depois disso, a divulgação a todos os envolvidos.
Plano de vendas
De posse das diretrizes e premissas macroeconômicas a área de Vendas, projeta as vendas, conforme o grau de detalhamento previamente definido, compreendendo os volumes e preços a serem praticados, fazendo a pertinente atrelagem ao dólar para o mercado externo, quando for o caso.
Plano de PCP
Ao receber o plano de vendas, o PCP fará a alocação dos volumes às disponibilidades de máquinas, até que tudo esteja encaixado na capacidade e a explosão das necessidades de matérias-primas e demais insumos necessários para a produção dos produtos.
Estas necessidades serão encaminhadas ao setor de Compras que fará a projeção dos custos dos insumos, conforme os preços praticados e as premissas e diretrizes repassadas. O PCP deverá também fazer a projeção de movimentação dos estoques.
Orçamento dos gastos
Em paralelo já ao processo de vendas, todos podem elaborar os seus respectivos orçamentos de gastos em um sistema especializado ou planilha específica, por centro de custos.
Importante a distribuição contendo a orientação do que deverá ser lançado em cada conta contábil, para haver um alinhamento e uniformidade entre todos.
Processo de custeio
Recebendo o plano de vendas e o plano de PCP, juntamente com os orçamentos dos insumos por parte do setor de compras, a Controladoria poderá processar o custeio do plano, que resultará também no custo dos produtos vendidos (CPV), na demonstração dos resultados, bem como nos saldos do balanço patrimonial.
Fechamento dos Resultados (primeira versão)
A Controladoria ao receber todas as informações, faz a projeção dos resultados, complementando os dados recebidos com as informações de impostos, comissões sobre as vendas e demais despesas variáveis de vendas, conforme o caso de cada empresa.
Revisão do plano (ajustes necessários)
Ao fazer o fechamento da primeira versão, é normal que apareçam ajustes a serem feitos, em parte das projeções ou mesmo no todo, pois todo o processo é integrado e interdependente, mas é feito, embora sob as mesmas premissas e diretrizes em partes separadas.
Definidos os ajustes a serem feitos por cada área, num prazo bem mais reduzido, todos reprocessam e devolvem para a controladoria para fechamento da versão final.
Fechamento dos Resultados (versão final)
Após os devidos ajustes a controladoria reprocessa a versão final do plano operacional.
Balanço Patrimonial
Todas as contas com variação patrimonial, que terão impacto na necessidade de caixa como clientes, estoque, imobilizado e fornecedores, deverão ser projetadas pela Controladoria.
Fluxo (necessidade) de caixa
Com as variações patrimoniais apuradas e a geração de caixa projetada pela demonstração de resultados futura, a Controladoria fará a projeção da necessidade de caixa para o exercício.
Acompanhamento do plano
De suma importância será o acompanhamento mensal do plano confrontando as variações entre o projetado e o realizado, não somente para identificar as variações, mas como mecanismo de aprimoramento constante do processo de planejamento.
Orçamento e a tecnologia
Ufa, depois de todos esses itens, você deve se perguntar, como acompanhar, controlar e planejar o orçamento da empresa com tranquilidade e segurança? A tecnologia é uma ótima aliada nessa tarefa e a solução da Handit unifica todas as informações do planejamento orçamentário de maneira totalmente flexível, integrando aos sistemas de operação das empresas. Sem contar na disponibilidade de premissas e variáveis de forma automática e a possibilidade de simulações de cenários e revisões em minutos.
Daniel Solano Hostert
Com mais de 30 anos de atuação em gestão e controladoria, acumulou experiências em empresas de variados tamanhos e segmentos, atuando nas áreas administrativas e de apoio industrial e comercial. É sócio-presidente na Êxito Empresarial, consultoria em gestão e controladoria. É contador e administrador por formação e tem MBA em Gestão Empresarial pela FGV.
