Ter um bom controle dos gastos é essencial tanto para pessoas físicas, quanto para jurídicas. E para manter tudo organizado, muita gente opta pelas famosas planilhas eletrônicas. Mas será que elas são suficientes? Para o controle financeiro pessoal, se usadas com seriedade, podemos afirmar que sim. Através das colunas, é possível organizar as receitas e despesas do mês e, no final do ano, obter um grande resumo.
Nas organizações, independente do porte, elas ainda estão bem presentes. Quando falamos de pequenas empresas, a utilização das planilhas começa a se destacar. Normalmente são utilizadas para um cadastro de clientes, de fornecedores, controle de estoque, cartão ponto de um fluxo de caixa diário ou semanal. À medida que os negócios vão se expandindo, a necessidade de conhecimento sobre a funcionalidade das planilhas eletrônicas também cresce.
Vai chegar um momento que essas empresas irão substituir uma boa quantidade de planilhas por um sistema de gestão, onde alguns módulos já estarão integrados como, por exemplo, entrada de mercadorias (recebimento) integrada com estoques e contas a pagar, além da emissão de notas fiscais que fará a baixa dos estoques e irá atualizar o setor de contas a receber.
Mesmo que alguns módulos ainda estejam integrados, a utilização das planilhas segue sendo necessária para elaboração do fluxo de caixa, controle de despesas e, quando a contabilidade é terceirizada, esse meio também é utilizado para a elaboração de a demonstração de resultados, ou balanço patrimonial, por exemplo.
Chegou a hora de rever?
As planilhas existem e existirão sempre, independentemente do tamanho das organizações. A questão agora é o risco que elas oferecem. As médias e grandes organizações trabalham com um volume de informações e dados bastante considerável. A partir do momento que decidem manter esses dados em planilhas, devem obrigatoriamente estar atentas para a segurança e integridade deles. Essas informações normalmente são extraídas dos diversos módulos existentes no sistema de gestão da organização e inseridas manualmente nas planilhas. A partir deste momento, a construção e manuseio das planilhas exige muito mais dos seus autores e responsáveis, pelo volume de dados inseridos e pelo formato no qual estas informações serão apresentadas.
Quanto maior a organização, maiores são as exigências em torno das informações, seja no formato ou na quantidade, e isso demanda muito trabalho das pessoas envolvidas na elaboração das planilhas. Sem contar o tempo que é exigido quando são necessárias mais informações ou alguma informação diferente do que é apresentada na planilha.
O rastreamento dos dados em planilhas também pode se tornar um “calo no sapato”, já que normalmente a resposta demora um pouco mais para chegar. Conforme as informações vão crescendo, o manuseio também começa a ser uma problemática. As planilhas crescem em tamanho e, com isso, serão necessários mais recursos de memória, processamento e banda na rede interna.
A partir desse momento, a integridade das informações passa a exigir ainda mais e qualquer erro de referência, erro na digitação de um valor, um arquivo que “sumiu”, podem gerar uma grande dor de cabeça, além de comprometer a tomada de decisões. À medida que mais pessoas precisam das informações que constam nas planilhas, mais complexo fica o controle.
Desta forma, acabam se formando dentro das organizações especialistas em elaboração de planilhas eletrônicas, algo muito comum. Porém, muitas acabam ficando dependentes demais desses profissionais, que normalmente são das áreas financeiras, de custos, da contabilidade e da controladoria. Por um simples fato, eles conhecem praticamente todos os processos das organizações. A cada novo mês, mais tempo esses profissionais investem para juntar, processar, controlar e divulgar os dados.
Tudo isso nos leva a uma reflexão. Se esses profissionais conhecem tão bem os processos da empresa, porque não aproveitar a expertise deles para transformar esse volume de dados e informações em conhecimento e agregar valor à organização e aos clientes? Convidá-los para que participem mais ativamente na gestão do negócio, seja no planejamento, na redução de custos e despesas, nas melhorias dos processos, entre outros.
Como tornar tudo isso realidade
Reduzindo o tempo que os colaboradores gastam no processamento das planilhas através da utilização de softwares. Com foco no planejamento, a Handit desenvolveu uma plataforma que permite extrair todas as informações necessárias e apresentá-las em um único lugar, com um visual limpo, prático e, o mais importante, confiável! A partir daí os dados se tornam acessíveis, em diversos níveis, para todos aqueles que a empresa desejar que tenham acesso.
Fred Zibell
Com mais de 30 anos de vivência em controladoria, acumulou sua experiência como gestor de contabilidade e finanças em empresas multinacionais. Contador, possui especialização em Ciências Contábeis pela Fundação Getúlio Vargas, além de sua expertise na área de tecnologia da informação.
